​Vous utilisez un service pour envoyer vos factures en utilisant le canal EMAIL.
Il n'est pas improbable que pour l'envoi de quelques centaines de courriers électroniques vous receviez quelques erreurs (boîte aux lettres pleine, adresse électronique incorrecte...). Vous devez alors retraiter chaque élément.
Il s'agit d'un travail qui vous demande du temps car chaque élément doit être traité individuellement.

Avec Intelligent Hybrid Mail, il est possible de configurer un canal de secours pour vos envois.
Par exemple, lorsque les fichiers envoyés par le canal EMAIL reviennent avec un code d'erreur spécifique, l'application renverra alors automatiquement les documents en utilisant le canal COURRIER.
Les codes d'erreur sont définis par l'administrateur du système. Ensuite, c'est lors de la création de votre service que vous pouvez activer ou non le canal de secours.

Note :  il est possible de configurer une filière de secours pour n'importe quel type de filière, pas spécifiquement de l'EMAIL vers le COURRIER.

​Tout d'abord, vous avez un installateur classique. Utilisez-le avec des droits d'administrateur et installez l'imprimante virtuelle sur votre ordinateur.

​L'idée est alors extrêmement simple. Vous écrivez votre lettre avec votre outil de traitement de texte favori mais au lieu de l'imprimer sur votre imprimante de bureau, vous choisissez d'utiliser notre imprimante virtuelle.

Plus besoin d'aller au bureau de poste, appuyez sur CTRL+P, choisissez notre imprimante et c'est tout.

​Pour surveiller notre infrastructure, nous avons choisi d'utiliser la stack ELK : Elasticsearch, Logstash et Kibana.

​Chez Nirva Software, nos instances en cloud sont gérées avec Docker swarm ou des machines virtuelles tournant sur Proxmox.
Lorsque vous gérez des dizaines de machines, vous devez disposer d'un mécanisme de surveillance de votre infrastructure.

Tout ceci ce n'est pas pas magique, vous avez besoin de sondes et de données.
Avec notre infrastructure actuelle, nous rassemblons : 

• les logs d'application (apache, tomcat, base de données, ...) avec Logstash 
• les logs du serveur hôte (disque dur, mémoire, cpu, login du serveur...) avec MetricBeats

Notre équipe de surveillance utilise tous ces paramètres pour construire des compteurs, des alertes et des graphiques de visualisation. Voir quelques exemples pratiques ci-dessous.

​Exemple du suivi de Apache
En utilisant les logs d'apache, vous pouvez extraire une origine approximative des personnes se connectant (ou essayant de se connecter) à votre solution.
Si votre serveur apache gère 80% de son trafic avec des connexions provenant de pays où vous n'avez pas de clients, une solution fail2ban sera probablement intéressante pour bloquer ce trafic.
Le serveur apache peut agir comme un proxy, une attaque DDOS devrait déclencher une alerte si vous surveillez votre serveur de façon judicieuse.

​Surveillance d'un hôte
La surveillance du disque dur et la consommation de mémoire sont deux mesures importantes pour les hôtes.
La bande passante serveur et les I/O du disque sont également des critères à suivre pour identifier d'éventuels problèmes matériels.

 En un coup d'œil, nous identifions quelle machine devient le goulot d'étranglement dans le système et nous pouvons agir rapidement en ajoutant un nouvel hôte dans le réseau et en répartissant la charge.
​

Conclusion
Le suivi est très important lors de la mise en place d'un service.
Vous avez peut-être le meilleur logiciel, mais si vous n'êtes pas capable de le surveiller correctement, vous finirez par crasher votre système.

C'est pourquoi nous avons décidé depuis 8 ans à présent de proposer notre service Intelligent Hybrid Mail en SAAS sous la marque PostGreen.
Ceci nous permet de nous confronter aux problématiques de nos clients qui achètent le logiciel et de développer des fonctionnalités facilitant l'exploitation.

Sur les pages web de l'api, vous trouverez trois éléments : 

• une documentation en html
• une documentation swagger
• une collection json pour postMan

Intelligent Hybrid Mail est une application JAVA full REST.
La documentation est dense et elle va continuer à se développer.
Néanmoins seuls trois appels REST sont nécessaires pour envoyer vos courriers:

• authentifier votre utilisateur
• envoyer vos fichiers
• confirmer votre expédition

La vidéo ci-dessous vous montre comment le faire en utilisant PostMan.

Depuis septembre 2019, nous avons ouvert notre nouvelle solution cloud basée sur Intelligent Hybrid Mail à un petit nombre de clients à des fins de test.

Nous sommes maintenant fiers d'annoncer la sortie officielle du logiciel.
Intelligent PostGreen est désormais accessible à tous.​

Fonctionnalités
Une application extrêmement rapide et attrayante.
Fonctionnalités avancées de composition de documents.
Tous les canaux accessibles : courrier, email, courrier recommandé, lettre recommandée électronique, ChorusPro
Multi-canal : un document peut être transmis par plusieurs canaux.​

Contrats
Pas de changement !
Vous ne payez que ce que vous utilisez, pas d'abonnement mensuel ou annuel.

Contactez-nous si vous souhaitez une démonstration de la solution.​

Le développement de Intelligent Hybrid Mail continue.
Restez connecté pour plus d'infos ! 

Projet
Cette société nous a contacté pour l'envoi de factures en courrier ou email.
Un logiciel tiers génère pour cette société un fichier mensuel avec tous les documents à envoyer. La société ne maîtrise pas la génération du fichier PDF.

Actuellement la société fait face aux problèmes suivants: 

• trier manuellement le fichier généré par leur outil pour identifier ce qui doit être envoyé en courrier et ce qui doit être envoyé par email.
• l'envoi manuel des courrier. Un salarié de la société doit mettre sous plis les courriers, les affranchir et se déplacer en bureau de poste.
• pour envoyer les emails cette société utiliser un logiciel externe
• les délais devant être très court entre l'édition et l'envoi de la facture c'est une source de tension en début de mois.

Réalisation
Avec Intelligent Hybrid Mail, le document PDF transmis par le client est découpé. Pour chaque destinataire identifié, l'application détecte alors le canal de distribution approprié.
Pour simplifier le suivi, nous générons deux livraisons pour ce fichier : une pour les courriers, une pour les e-mails. 
Ce client dispose désormais d'une solution unique pour envoyer à la fois leurs courriers et leurs e-mails en un temps record.
Les fichiers transmis avant 12 heures sont imprimés et déposés en poste le jour même.

Vous pouvez voir ci-dessous une vidéo présentant la preuve de concept que nous avons présentée pour la première fois à ce client.

Une Filière est une entité technique : COURRIER, EMAIL, COURRIER_RECOMMANDE sont des filières.
À l'intérieur d'une filière, nous avons introduit des éléments obligatoires appelés Contraintes.
Par exemple pour une filière COURRIER on va définir la contrainte ADRESSE_DESTINATAIRE. Ainsi on s'assure que pour cette filière une adresse destinataire sera présente et une procédure de validation de la contrainte pourra être sélectionnée (non vide, adresse postale, nettoyage RNPV..) 

Avec Intelligent Hybrid Mail, vous pouvez créer vos propres filières.

Une expression régulière permet de valider que le numéro de facture contient bien 8 chiffres et débute par INV_...
​

Un envoi n'est éligible à une filière que si toutes les contraintes sont valides.
L'utilisateur pourra ensuite de rechercher un document en utilisant au choix, l'adressse postale, le numéro de facture ou le numéro client.

Intelligent Hybrid Mail  offre à l'administrateur une flexibilité totale dans la création des filières. Les contraintes sont un aperçu de ce qui peut être fait.

Projet
Cette société nous a contacté pour effectuer l'envoi automatique de documents en utilisant la filière courrier recommandé.
Le traitement de leur courrier leur coûtait du temps, de l'argent et des tracas.
En effet, leurs salariés devaient faire correspondre manuellement les courriers et les bordereaux de recommandés et ces rapprochements pouvaient donner lieu à des erreurs. De plus, cette société n’a pas la capacité de confirmer la réception ou non des courriers recommandés par les destinataires.​
​

Réalisation
Sans développement spécifique, nous parvenons à traiter leurs courriers de codes d'activation.
Grâce à l'interface web, les utilisateurs parviennent à retracer facilement les courriers. Notre solution permet de stocker les éléments dans la durée selon les besoins et en extrayant certaines zones clés des documents (numéro de client, numéros de transaction...) nous offrons une interface de recherche des courriers.
Le personnel peut à présent se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.

Cette société utilise également notre logiciel comme solution de courrier hybride classique pour traiter les documents Word envoyés à l'aide de notre imprimante virtuelle.

Vous pouvez voir ci-dessous une vidéo présentant la solution proposée à ce client.​

La diversité de nos clients nous a permis d'identifier les principales caractéristiques qui devraient être développées dans notre produit. Certains chiffres sont significatifs :

• 85 % des documents traités sont des documents déjà publipostés (batches).
• 70 % des documents traités par un client utilisent le même modèle.
• Les canaux électroniques (courrier électronique, lettre électronique recommandée, coffre-fort numérique) connaissent une très forte croissance
• Si une interface web offre trop de choix, l'utilisateur fait des erreurs.

Intelligent Hybrid Mail devra donc proposer : 

• Une gestion efficace des fichiers PDF pour découper/composer les flux.
• Une nouvelle interface web pour guider les utilisateurs, 3 clics ou moins devraient être nécessaires pour compléter une commande.
• Une automatisation du traitement des documents.

De plus l'administrateur du système sera capable via l'interface web :

• de créer lui-même les canaux, les options et les déclencheurs.
• de gérer les marques de production, marges d'output...

La gestion des documents au sein d'une entreprise ne se réduit pas à l'impression de courrier papier. Les utilisateurs doivent envoyer leur communication par courrier électronique, dans un coffre-fort électronique, par lettre recommandée électronique, dans un système d'archivage externe ou par message téléphonique (SMS).

Intelligent Hybrid Mail se place comme le point central :

• de la collecte des fichiers en utilisant l'interface web, l'imprimante virtuelle, le connecteur batch
• de la composition des documents ( découpage, assemblage...)
• du suivi des envois

Les envois de gros volumes de courriers sont prévisibles en termes de délais et de coûts. Une entreprise peut répartir facilement les coûts liés a de grandes opérations de communication. 
Mais les petits volumes sont souvent mis de côté, et ces volumes s'ajoutent très rapidement à des coûts importants s'ils sont effectués manuellement.

Les entreprises choisissent une solution de courrier hybride pour améliorer leur efficacité, réduire les délais et les coûts, et parce qu'elles ont des préoccupations environnementales.

Intelligent Hybrid Mail est la solution pour gérer à la fois les petits et les grands volumes. Chaque envoi est normalisé.

Notre offre :

• une solution de cloud mutualisée ou une solution de cloud dédiée (SAAS). Nous gérons les serveurs et vous gérez vos clients.
• une version sous forme de logiciel que vous pouvez installer sur vos serveurs et construire votre propre usine courrier.
• une autonomie totale dans la création des workflow de composition de pli, apposition de marques de production, contrôle des fichiers...
• une API REST complète qui permet l'intégration avec des logiciels tiers