Projet
Cette société nous a contacté pour effectuer l'envoi automatique de documents en utilisant la filière courrier recommandé.
Le traitement de leur courrier leur coûtait du temps, de l'argent et des tracas.
En effet, leurs salariés devaient faire correspondre manuellement les courriers et les bordereaux de recommandés et ces rapprochements pouvaient donner lieu à des erreurs. De plus, cette société n’a pas la capacité de confirmer la réception ou non des courriers recommandés par les destinataires.​
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Réalisation
Sans développement spécifique, nous parvenons à traiter leurs courriers de codes d'activation.
Grâce à l'interface web, les utilisateurs parviennent à retracer facilement les courriers. Notre solution permet de stocker les éléments dans la durée selon les besoins et en extrayant certaines zones clés des documents (numéro de client, numéros de transaction...) nous offrons une interface de recherche des courriers.
Le personnel peut à présent se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.

Cette société utilise également notre logiciel comme solution de courrier hybride classique pour traiter les documents Word envoyés à l'aide de notre imprimante virtuelle.

Vous pouvez voir ci-dessous une vidéo présentant la solution proposée à ce client.​

La diversité de nos clients nous a permis d'identifier les principales caractéristiques qui devraient être développées dans notre produit. Certains chiffres sont significatifs :

• 85 % des documents traités sont des documents déjà publipostés (batches).
• 70 % des documents traités par un client utilisent le même modèle.
• Les canaux électroniques (courrier électronique, lettre électronique recommandée, coffre-fort numérique) connaissent une très forte croissance
• Si une interface web offre trop de choix, l'utilisateur fait des erreurs.

Intelligent Hybrid Mail devra donc proposer : 

• Une gestion efficace des fichiers PDF pour découper/composer les flux.
• Une nouvelle interface web pour guider les utilisateurs, 3 clics ou moins devraient être nécessaires pour compléter une commande.
• Une automatisation du traitement des documents.

De plus l'administrateur du système sera capable via l'interface web :

• de créer lui-même les canaux, les options et les déclencheurs.
• de gérer les marques de production, marges d'output...

La gestion des documents au sein d'une entreprise ne se réduit pas à l'impression de courrier papier. Les utilisateurs doivent envoyer leur communication par courrier électronique, dans un coffre-fort électronique, par lettre recommandée électronique, dans un système d'archivage externe ou par message téléphonique (SMS).

Intelligent Hybrid Mail se place comme le point central :

• de la collecte des fichiers en utilisant l'interface web, l'imprimante virtuelle, le connecteur batch
• de la composition des documents ( découpage, assemblage...)
• du suivi des envois

Les envois de gros volumes de courriers sont prévisibles en termes de délais et de coûts. Une entreprise peut répartir facilement les coûts liés a de grandes opérations de communication. 
Mais les petits volumes sont souvent mis de côté, et ces volumes s'ajoutent très rapidement à des coûts importants s'ils sont effectués manuellement.

Les entreprises choisissent une solution de courrier hybride pour améliorer leur efficacité, réduire les délais et les coûts, et parce qu'elles ont des préoccupations environnementales.

Intelligent Hybrid Mail est la solution pour gérer à la fois les petits et les grands volumes. Chaque envoi est normalisé.

Notre offre :

• une solution de cloud mutualisée ou une solution de cloud dédiée (SAAS). Nous gérons les serveurs et vous gérez vos clients.
• une version sous forme de logiciel que vous pouvez installer sur vos serveurs et construire votre propre usine courrier.
• une autonomie totale dans la création des workflow de composition de pli, apposition de marques de production, contrôle des fichiers...
• une API REST complète qui permet l'intégration avec des logiciels tiers

Trois raisons pour lesquelles vous devriez nous suivre:

• Vous voulez rétablir la simplicité dans le traitement de vos documents en proposant une solution facile d'utilisation
• De grandes entreprises utilisent nos logiciels depuis des années
• Notre solution est accessible aux fournisseurs de service d'impression mais aussi aux vendeurs de logiciels et aux revendeurs de solutions courriers.

Pour en savoir plus sur la manière dont Intelligent Hybrid Mail peut vous aider, restez à l'écoute sur linkedin ou sur ce site web.